市役所への手紙の書き方：「御中」と「様」をいつ使う？

ビジネス文書で頻繁に見る「御中」ですが、これは役所宛の文書にも適しているのでしょうか？

例えば引越しをした際、以前の住所地の市役所へ書類を送ることが必要になることもありますし、新しい住所地の市役所から届く通知への返信もしばしば求められます。

そうした際、市役所宛の手紙でどう宛名を書くべきか迷うこともあるでしょう。

一般的には「御中」を使うことが多いですが、特定の状況では「様」を使うべき場合もあります。

本文では、それぞれの場面でどちらを使うべきかについて詳しく解説していきます。

企業や役所宛の手紙：宛名で「御中」の使用

手紙を団体に送る際によく用いられる「御中」という言葉は、特定の個人ではなく、その団体内の誰かへ向けて使われます。

企業や役所などの宛名にこの言葉がよく見られ、団体内の「中」の人に対する敬意を示すために「御」を付け加えて「御中」と表現します。

たとえば、現住所地や以前の住所地の市役所への手紙などでも、一般的には「御中」を使います。区役所宛の手紙にも同じことが言えます。

市役所内の特定部署宛の手紙も「御中」を利用

市役所の特定の部署、例えば「税務課」や「住民課」へ手紙を送る際も、宛名に部署名を入れつつ「御中」を添えます。

これは、その部署内で具体的にどの個人が手紙を受け取るかが不明なためです。

ここで「御中」の位置に注意が必要です。

例えば、「〇〇市役所 御中 △△課」とするのは不適切で、正しくは「〇〇市役所 △△課　御中」のように部署名の後に来るべきです。

個人宛の手紙では「様」を使用

市役所内で特定の人物に手紙を送る際には、名前が分かっている場合にはその名前の後に「様」を付けます。

明確な担当者が決まっている場合や、特定の個人に宛てて送る際は「様」が一般的です。

「御中」と「様」の正しい使い方：混同を避けましょう

「御中」は主に団体宛ての手紙で使われ、対して「様」は個人宛ての場合に用います。

これらの敬称の適切な使い分けを覚えることで、両者の誤った併用を避けることができます。

敬称を選ぶときは、「一つだけを使う」というルールを心に留め、状況に合ったものを選びましょう。

たとえば、「〇〇市役所 御中 △△課 ◎◎様」という表記は間違っています。

特定の個人名が明らかな場合には、「御中」を使う必要はありません。

市役所宛の封筒：裏面の正しい書き方

市役所に送る封筒では、差出人の住所と氏名は裏面に記入します。

もし宛先に間違いがあったり、切手が不足していた場合には手紙が差出人に返送される可能性があるため、住所と氏名は明確に書くことが重要です。

返信用封筒では差出人の情報は記載する？

返信用封筒の場合、表面には通常既に宛先が記載されています（例：「〇〇市役所 行」）。

この場合、宛先を「御中」に変更して返送します。

差出人の住所や氏名の記載は必ずしも必要ではないかもしれませんが、封筒の裏面には左側に書き加えることが推奨されます。

特に差出人情報を記入する枠が印刷されている場合は、その枠内に記入すると良いでしょう。

市役所への手紙：封筒の色制限はなし

市役所への書類郵送時に専用の茶色封筒を使う必要はありません。

一般に、A4サイズの書類を折らずに送ることができる封筒は茶色が多いですが、これはただの一般的な傾向で、価格も少し高い傾向にあります。

そのため、特別な色の封筒をわざわざ準備する必要はないのです。

家にある水色や緑色などのカラー封筒があれば、それを使用しても問題ないです。

まとめ

市役所や役場へ書類を郵送する際に覚えておきたいポイントは次の通りです。

• 「御中」は部署や場所への郵送時に使用
• 「様」は特定の個人への郵送時に使用

例えば、担当者の名前が分からず、部署名のみがわかる場合、私は「ご担当者様」と記載します。

遠方への戸籍取り寄せの申請などで、通常は住民課が宛先となる場合が多いです。担当者が前回とは異なる可能性があるため、具体的な名前を書くのは難しいです。

「ご担当者様」は使い勝手が良くおすすめの表現なので覚えておいてくださいね♪