忘年会シーズンが近づいてきました。
社内の人間関係を円滑にするためにも大切な忘年会ですが、幹事ともなるとその準備はなかなか大変ですよね。
最近は社内であれば忘年会の案内はメールで済ますというところも多いようですが、身近で使い慣れた方法であるだけに、うっかり失礼なことをしている場合も少なくありません。
そこで、忘年会の案内をメールで送るときの注意点やポイントと、すぐに使える例文をご紹介します。
忘年会の案内を社内メールする時のポイントは？
基本的には通常のビジネスメールと同じで、件名を入れ、内容は、宛名・本文、署名といった構成になります。
それでは、それぞれのポイントを詳しくご紹介しますね。
【件名】
パッと見ても用件がすぐにわかるように書きましょう。
件名が空欄のままだったり、「お疲れ様です」「お世話になっております」などのように何のメールかわからないと、見過ごされてしまう可能性もありますので注意してください。
【宛名】
簡単でかまわないので、誰に宛てて出されたメールかわかるように、しっかりと宛名を入れましょう。
〇〇部各位、〇〇部の皆様へ、などで十分です。
【本文】
本文は読みやすいよう適度に空白を入れるのがポイント！
挨拶、日時、場所、参加費、出欠の締切り日と返信先を明記します。
この時、会場となるお店のサイトアドレスを入れておくと、読んでいる人にも親切で好印象となりますよ。
そして、もう一つ大切なことは案内メールを出すタイミングです。
ただでさえ忙しい年末、あまり早く案内を出しても忘れてしまいそうだし、ギリギリでは予定が立てにくくなってしまいます。
目安として忘年会の、１ヶ月前から遅くても２週間前に出すようにしましょう。
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社内メールの例文まとめ
では、以上のことをふまえて、２つの例文をご紹介します。
例文１（ノーマル）
件名：平成〇〇年 〇〇部忘年会のお知らせ
〇〇部各位
毎日のお仕事お疲れ様です。
今年も早いもので残すところわずかとなってまいりました。
毎年恒例の忘年会を下記の通り計画いたしましたので、お知らせいたします。
記
１.日時 ◯月◯日（◯曜日） ◯時〜
２.場所 ◯◯亭（電話番号 ）
JR◯◯駅 東口より徒歩３分
http://xxxx.xxxx.xx
３.参加費 ◯円（当日徴収します）
以上
今年の幹事は〇〇が行います。
当日は豪華商品のゲームも企画しております。
みなさまお忙しいこととは思いますが、お誘い合わせの上是非ご出席くださいますようお願い申し上げます。
なお、出欠については◯月◯日までにこのメールにご返信いただくか、〇〇まで直接ご連絡ください。
〇〇部 〇〇
E-mail xx@xxxx.xxxx.xx
携帯（090-0000-0000）
例文２（やや丁寧）
件名：〇〇部忘年会のお知らせ
〇〇部のみなさま
今年も残すところわずかとなりました。
皆様におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度恒例の忘年会を下記の通り計画いたしました。
今年の幹事は〇〇がつとめさせていただきます。
皆様年末のお忙しい時期とは思いますが、万障お繰り合わせの上、是非ご出席くださいますようお願い申し上げます。
記
日時 ◯月◯日（◯曜日） ◯時〜
場所 ◯◯亭（電話番号 00-0000-0000）
JR◯◯駅 東口より徒歩３分(詳しくは以下のHPをご覧ください)
http://xxxx.xxxx.xx
参加費 ◯円（当日徴収します）
以上
出欠につきましては、◯月◯日までにこのメールにご返信いただくか、〇〇まで直接ご連絡ください。
〇〇部 〇〇
E-mail xx@xxxx.xxxx.xx
携帯（090-0000-0000）
以上のような例文を参考に、あまり難しく考えず、読む人のことを考えて【わかりやすく簡潔に】を心がけてくださいね。
まとめ
会社の忘年会の幹事ともなると、当日もいろいろと気を遣い大変かと思います。
ですが案内メールの送付は、まだ序章です。これから出欠確認、ゲームの景品準備など、やる事はたくさんあります。
せっかく幹事を任されたのですから、みんなから「○○に任せて良かった！」と思われるような忘年会にしましょう！
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